Exercices & séances
Le module Exercices & séances a comme but principal la planification, le suivi des exercices et séances ainsi que des convocations, présences, excuses et amendes.
L'interface principale du module permet la visualisation de l'ensemble des exercices et séances planifiées. L'idée étant de saisir les exercices une fois en début d'année puis de compléter la liste des présences après chaque événement.
Lors de la saisie des présences, vous devez choisir l'une des trois possibilités Présent, Absent ou Remplacé.
Chaque sapeur pourra ensuite ajouter une excuse si le sous-module Excuse a été activée (voir point Sous-module excuse plus bas).
Sous les présences, la carte Travaux liés à l'exercice regroupe les fiches de travail rattachées à l'exercice (préparation, rédition du matériel…) : c'est là que se saisit le travail effectué en plus de l'exercice. Elles doivent toutes avoir été examinées avant de valider l'exercice, et sont imputées avec lui, voir le guide Fiche de travail.
Validation
Le principe des 4 yeux est appliqué ainsi une fois un événement est saisi, une validation est nécessaire afin de pouvoir le facturer dans le module Comptabilité.
Le bouton permettant de valider un événement se trouve en fin de ligne.
Pour pouvoir valider un exercice, il est nécessaire au préalable que chaque sapeur convoqué soit marqué comme Présent, Absent ou Remplacé, ou dispose d'une excuse traitée (voir Traitement des absences ci-dessous).
Annulation
Il est possible d'annuler un exercice ou séance avec le bouton annuler. L'exercice ne pourra ainsi plus être modifié et n'apparaîtra pas dans la comptabilité.
Traitement des absences
Une interface permet de faciliter le traitement des absences en fin d'année.
En allant dans l'onglet Absences, il est possible de visualiser l'ensemble des absences et le bouton Examiner les excuses non-traitées permet de revoir les absence à la chaîne.
L'avantage de cette vue est qu'elle offre toutes les informations nécessaire à son traitement, avec un résumé des convocations du sapeurs. L'absence peut ensuite être marquée Accepté, Refusé, Amendé (uniquement si la catégorie de l'exercice est configurée comme amendable) ou remise A traiter.
Marquer une absence Amendé ne fait que la signaler comme sujette à amende : l'écriture comptable correspondante doit ensuite être générée depuis le module Comptabilité (voir le guide Comptabilité, section Amendes).
Sous-module excuse
Ce sous-module activable dans configuration > exercice permet de donner la possibilités à chaque utilisateur de s'excuser à ses propres exercices.
Ainsi lorsque sapeur ira dans mes exercices il aura un bouton lui permettant de saisir une excuse avec un fichier justificatif.
Configuration
Voici l'ensemble des paramètres disponible dans la configuration
- Catégories d'exercices et leur durée de base
- Excuses types et sous-module excuse
Permissions
Voici les 5 permissions existantes :
- Lecture : Visualisation de l'ensemble des exercices sans possibilité de modification
- Présences : Permet la saisie des présences aux exercices non validés
- Modification : Permet la création/modification et la saisie des présences aux exercices
- Validation : Permet de valider un exercice et de traiter les absences
- Configuration : Pour configurer les excuses types, l'activation du système d'excuse et des catégories d'exercices